sumifs 関数

こんにちは 事務員です。
新しい事務員さんが入り、とても頑張ってもらっています!私も頑張るぞ!

さて、久々の更新過ぎて一人ぼっち感が否めないですが、また少しずつ更新していこうと思いますので、たまに覗いてもらえるとありがたいです。

全国の社労士事務所は忙しい時期だと思います!
労働保険の年度更新と社会保険の算定基礎が7月期限だからですっ。

そんな今だからこそ重宝する?関数の紹介です。

労働保険の年度更新で1年分の賃金集計を行います。
エクセルで集計することも多いです。

そこで【sumifs】であります!
SUM(サム 合計関数)とif(イフ 条件関数)+【S】で複数条件の合計ができます。
エクセル2007から使える新しい関数みたいですね。

12ヶ月間に支給された賃金を個人ごとに一覧できたらいいなーと思う時、これが大活躍です。
ちゃんと雇用保険が正しく控除されているかも、これで確認しやすいです。

私はこのように使っています。
sumifs

もう1つ、関数ではありませんが
重複の削除 というものがあります。
これで月々重複する従業員の方の名前も一度にきれいになります。
zyuuhuku

おためしあれ!

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ワークシートが隠れてる

お疲れさまです!
久々にエクセルの知っ得情報(古い?死語ですか?そもそも使ってない?)情報です。

私もこれは最近まで知らなかったのですが、
会計事務所の方に教えていただきました。

エクセルのワークシートがたまりにたまって下のタブが隠れている場合、
左下の▲矢印のあるあたりを右クリックすると
ワークシートの一覧が現れます。
これでカチカチ右左に移動せずとも一瞬で
ご希望のワークシートが選択できるわけです。

シートの整理方法として、
色分けもおすすめです。
タブの上で右クリック→「シート見出しの色」で設定できます。

おためしあれ!

石造えへっ。役に立ってる?

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ユキ ユキ ユキ

今日も朝起きたら外は雪まみれでした。

ブログの画像もやっと紅葉から雪景色に変えました^^
今日は1日雪マーク
帰ったらまた除雪だー

さてさて、
エクセルに図形や写真を貼って資料を作ったことありますか?
いい塩梅のところに配置して、
もう崩したくない!というときは
グループ機能が便利です。

図形をシフトを押して複数選択したら
右クリック
そうすると真ん中あたりに『グループ化』というのがあるので
それで選択した図形がくっつきます。
解除する場合は同じく『グループ化』のところに
『グループ解除』があるのでそれで解除できます。

ちなみに図形をいっぺんに全部選択したい!
というときは
ジャンプ機能のオブジェクトをチェックすると
いちいちぽちぽちせずとも一瞬ですべて選択できますよ!

お試しあれ~

雪道

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11月

11月になりました。
先日紅葉がきれいだなと思って写真を撮った銀杏の葉っぱが
すっかりなくなっていました。

さて、ワードの検索や置換の機能は使ったことがありますか。
これも知っているととても便利です。

例えば、『保障』を『保証』と間違って書類を作ったので、
一度に修正したい場合、

コントロールキー(Ctrl)+ F を押すと
検索と置換 というのが出てきます。

ワードのバージョンが新しいのであれば、
コントロールキー(Ctrl)+ F でナビゲーション
というのが出てくるので、上部の虫眼鏡を押すと
検索と置換 が出てきます。
ホームタブの右側にもあります。
スクロールバーの下の巻き戻し・早送りみたいな記号の真ん中にあるマルを押しても出てきます。(望遠鏡のアイコンが置換と検索です)

検索と置換 には検索・置換・ジャンプというタブがありますので、
「置換」を選択して、
検索する文字列 これを変えたいという文字⇒例『保障』
置換後の文字列 これに変えたいという文字⇒例『保証』
を設定しましょう。
そして置換ボタンを押すと、1つずつ
すべて置換ボタンを押すといっぺんにすべて変わります。

間違ってボタンを押したら、
コントロールキー(Ctrl)+ z で前の状態に戻るので
落ち着いてもう一度やり直してください。

そしてこの置換機能、
改行などもやっつけてくれます。

たとえば、すべて改行なしにしたい。とか
変なところに空白があるとかも一度に修正してくれます。

先ほど出した置換タブの下にオプションというボタンがあります。
そこを押して、あいまい検索のチェックを外しましょう。
そして一番下の特殊文字のところから
かいぎょうであれば段落記号などと選んで、
置換後の文字列に何も入力しないで置換すると、
(この時に目には見えなくても何かスペースが入っていると空欄に変換されるので、必ず確認して何もない状態にしておきましょう)
改行がすべてなくなり、つながった文にすることができます。

たとえば 「。」句読点の丸 を消してその部分に1文字分のスペースを開けたい
というようなときは、
検索する文字列を 「。」 にして
置換後の文字列を 「 」(目には見えないけど1文字分のスペース)にすると
置換してくれます。

ちょっと長くなってしまいましたが、
今までの金額を一度に変えたいとか、
住所が変わったときとか、
色々と便利です!
エクセルもほとんど同じように置換できるはず。

あっという間に丸裸

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パソコンの画面をコピー

長年事務をしていると
業務作業のマニュアルを作ったりすることも・・ありますよね?

そんな時に便利なのが
パソコン画面のコピーです。

たとえば使用している業務ソフトのこの部分のボタンを押して、それから・・
なんてことを伝えたいとき、
画面をそのままコピーしてワードなんかに張り付けて
矢印をひいたりするとわかりやすいです。

やり方は、
「Print Screen」(プリントスクリーン)というキーを押して、
ワードを立ち上げ、貼り付け。

「Print Screen」(プリントスクリーン)は普通キーボードの右上ぐらいにあります。
「PrtSc」と書かれているボタンがそうです。

うまくいかなければ、キーボードの中に「Fn」ありますか?
それを一緒に押してやってみてください。

ワードに貼り付けた図を選択し(張り付けたものにカーソルを合わせてマウスの左側をぽちっと押し)、
『トリミング』(選択すると図ツールなるものが現れて、普通はその右側に出てきます)で小さくしたり
(トリミングしたら画像の圧縮で余計なところは削除するとファイルの容量が軽くなります)
『文字の折り返し』で前面や背景設定にして重ねたり
四方の角をドラッグして拡大したり、縮小したり・・いろいろと編集できます。

図は、『図の書式設定』の『線の色』や『線のスタイル』で
統一した枠を付けてやると見やすい気がします。
これは好みですが・・

パソコン教室の自前のテキストなんかもこれを駆使して作られたりしています。
・・・文章で説明するって難しいですね。

そういう時に動画マニュアルというサイトもあります。
動画マニュアルと検索するとすぐ出てきます。

社会保険の手続きをするe-gov の操作の仕方まで
掲載されています。

ワードの新しい『スクリーンショット』という機能の紹介動画もあるようです。

お試しあれ!

モ~便利!(nepal ルクラ)

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